Contabilidad electrónica Parte 1

 

La obligación inició el 1 de julio de 2014, de acuerdo con las modificaciones hechas a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), específicamente al artículo 43 transitorio de ese documento. Lo cual significó que cada mes los contribuyentes deberían presentar su información contable vía Internet ante del SAT, de acuerdo con las reglas establecidas para tal efecto en el artículo 28, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación (CFF) y el artículo 34 de la Resolución del CFF.


Marco legal:

El envío de la Contabilidad Electrónica es una obligación de los contribuyentes conforme a lo establecido en el Artículo 28 fracción IV y la reglas 2.8.1.6., 2.8.1.7. y 2.8.1.11. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017.

Se hace referencia a la descripción de la información que deben contener los archivos de Contabilidad Electrónica:

  • Catálogo de cuentas
  • Código agrupador del SAT
  • Balanza de Comprobación
  • Pólizas del periodo
  • Auxiliar de folios de comprobantes fiscales
  • Auxiliares de cuenta y subcuenta
  • Catálogo de monedas
  • Catálogo de bancos
  • Catálogo de métodos de pago

 

La publicación en el portal del SAT de este Anexo 24 se dio el 6 de enero de 2017, dándonos a conocer los esquemas de los 5 XML que integran la Contabilidad Electrónica en su versión 1.3. Esta modificación entró en vigor a partir del 1 de junio del mismo año, lo cual significa que los archivos a entregar de la Contabilidad Electrónica justamente deben estar en esa versión.

 

ATRIBUTOS-1

Archivos a entregar de la Contabilidad Electrónica

Las Personas Morales y Personas Físicas deberán presentar ante la autoridad fiscal su información contable para su revisión.

Mensualmente, de inicio, los contribuyentes deben entregar dos archivos en formato XML de acuerdo con la regla 2.8.1.4 del Anexo 24

Catálogo de Cuentas

Deberá una sola una vez y cada vez que sea modificado, especificando el periodo utilizado y agregando un campo con el código agrupador de cuentas del SAT. El Catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.

Importante decir que cada compañía diseña su catálogo dependiendo de sus necesidades, puede hacerlo de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica. Este documento se compone de varios niveles, pero los dos básicos son el de cuenta mayor y la subcuenta a primer nivel; se agrupan conforme a su naturaleza, objetivo y función.

Balanza de Comprobación

Esta incluye saldos iniciales y finales, y movimientos del periodo de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas. En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren: se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.

Los XML de la Contabilidad Electrónica que el contribuyente no entregará pero que sí deberá tener a disposición del SAT son:

 

  • Auxiliar de Pólizas: incluye la Información de las Pólizas del Periodo y deberán incluir al nivel de detalle (registros contables) la relación con el folio fiscal que soporte la operación. Dicha asociación permitirá identificar la forma de pago, o distintas contribuciones, tasas y cuotas.

 

  • Auxiliar de Folios: incluye la información de los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales (CFDI) dentro de las pólizas. Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, como contribuyentes podemos, a través de un reporte auxiliar, relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

 

  • Auxiliar de Cuentas: incluye la Información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel. Servirá para permitir la identificación de cada operación, acto o actividad conforme al Anexo 24.

 

Los XML de la Contabilidad Electrónica se entregan a través del Buzón Tributario utilizando la Firma Electrónica (FIEL).

Reglas generales en el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica:  

  • Los registros contables deben identificar cada operación y su relación con los CFDI; principalmente de gastos, ingresos e inversiones.

 

  • En cada registro deberá detallarse la Forma de Pago.

 

  • Los contribuyentes tienen que conservar y almacenar toda la documentación en un software contable que utiliza para almacenar y procesar su información contable.

 

  • Poner a disposición de las autoridades su información, cuando estas lo requieran para cuestiones de comprobación.

 

  • La Contabilidad debe permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente.

 

De no considerar estas reglas, pueden enfrentar algunas problemáticas que complicarán el cumplimiento de la obligación. Entre las que podemos mencionar:

 

  • Una carga de trabajo adicional, ¿por qué?

 

-De acuerdo con el total de operaciones de la empresa, puede haber una gran cantidad de información a procesar y preparar.

-Cometer alguna omisión o equivocación que ocasione la revisión de la Contabilidad enviada, su corrección y reenvío.

  • Enfrentar una saturación de los servicios del SAT para tramitar o actualizar la vigencia de su Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y Certificado de Sello Digital (CSD).

 

  • Retrasos o la no presentación de la Contabilidad Electrónica; lo cual ocasiona sanciones por parte de la autoridad.

 

  • No elegir la opción más conveniente para realizar la Contabilidad Electrónica.

 

  • No obtener el mejor costo-beneficio en la inversión a realizar para iniciar la Contabilidad Electrónica.

 

Cuando un contribuyente no envía su Contabilidad Electrónica a tiempo, el SAT se encarga de poner multas o sanciones:

 

  • Por no presentar la información contable a través de los medios designados por la autoridad fiscal, la multa va de los $5,000 a $15,000.
  • Por omitir la obligación de entregar la Contabilidad Electrónica, la multa puede ir de $31,120 y $54,470.
  • Por presentar registros contables inexactos, la multa puede ser de $260 a $4,790.

 

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Fuente: CONTPAQi

 

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mayo 10, 2021

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